Geschreven door Christien Kalteren – Corporate Secretary

 

Een onzichtbare kracht met grote impact

Stel je een directievergadering voor waarin cruciale beslissingen genomen moeten worden. De agenda is overvol, essentiële documenten ontbreken en de verantwoordelijkheden zijn onduidelijk. Het gevolg? Tijdverlies, miscommunicatie en frustratie. Dit scenario had eenvoudig voorkomen kunnen worden met de juiste ondersteuning. Hier komt de bestuurssecretaris in beeld: de onzichtbare, maar onmisbare kracht achter een goed functionerend bestuur.

De klassieke rol van de bestuurssecretaris

Traditioneel wordt de bestuurssecretaris gezien als de spil in de organisatie van overleg en besluitvorming. De bestuurssecretaris is vaak ook jurist, die ondersteunt bij de bestuurlijke verantwoording en die fungeert als eerstelijns juridisch adviseur. Deze klassieke rol is cruciaal, maar in veel organisaties reikt de functie verder dan dit. De bestuurssecretaris heeft ook aanvullende verantwoordelijkheden, waardoor hij of zij actief bij kan dragen aan een effectief en efficiënt bestuur.

De spin in het web: verbinden en structureren

Het besturen van een organisatie is complex. De Raad van Commissarissen of Raad van Toezicht houdt toezicht en adviseert, terwijl aandeelhouders transparantie en duidelijke verslaglegging verwachten. Daarnaast spelen stakeholders zoals medewerkers, klanten, leveranciers en toezichthouders (zoals de AFM of DNB) een belangrijke rol. De bestuurssecretaris bewaakt de samenhang tussen al deze partijen. Door als verbindende schakel op te treden tussen directie, commissarissen en aandeelhouders en door relevante informatie tijdig en helder te delen, wordt ‘governance’ niet langer gezien als administratieve verplichting. In plaats daarvan wordt het een krachtig middel om de organisatie sterker te maken.

Strategisch meedenken en adviseren

Hoewel vaak wordt gedacht dat een bestuurssecretaris zich beperkt tot het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, gaat de functie vaak veel verder. In veel organisaties denkt de bestuurssecretaris actief mee over strategische vraagstukken. Hij of zij adviseert bestuurders en toezichthouders, stelt kritische vragen en helpt bij het identificeren van risico’s. Deze strategische inbreng zorgt voor weloverwogen beslissingen en voorkomt potentiële valkuilen.

Een vertrouwenspersoon en sparringpartner

Naast de rol als organisator en adviseur, kan de bestuurssecretaris ook fungeren als vertrouwenspersoon en sparringpartner. In deze rol biedt hij of zij bestuurders en toezichthouders een klankbord en gaat discreet om met gevoelige informatie. De onafhankelijke positie dicht bij het bestuur stelt de bestuurssecretaris in staat om objectief en constructief bij te dragen aan de besluitvorming.

De toegevoegde waarde van een bestuurssecretaris

Wat gebeurt er als een bedrijf geen bestuurssecretaris heeft? Vaak leidt dit tot tragere besluitvorming, versnipperde informatie en een ‘governance’-proces dat wordt gezien als administratieve last, in plaats van een strategisch hulpmiddel. De toegevoegde waarde van een bestuurssecretaris hangt sterk af van de ruimte die hij of zij krijgt om de rol in te vullen. Niet elke bestuurssecretaris zal alle genoemde taken in gelijke mate uitvoeren. Toch is het duidelijk dat deze functie, in welke vorm dan ook, een waardevolle bijdrage levert aan goed bestuur, toezicht en besluitvorming.

Meer weten?

Ben je benieuwd hoe een bestuurssecretaris de effectiviteit van jouw bedrijf kan vergroten? House biedt deze ondersteuning graag en helpt je om ‘governance’ in jouw bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Neem contact op met House via info@house-legal.nl.

Legal Longread