Legal Team Session – Strategie

Geschreven door Paul Drop – Outside General Counsel

Strategie voor Legal

Eens in de zoveel tijd staat de strategie voor de komende jaren op de corporate agenda. Het hele bedrijf gaat ermee aan de slag. Ook Legal. Dit is het moment om terug te kijken, te reflecteren op de vraag: waarom bestaan we als juridische afdeling? Om plannen te maken  en om vast te stellen dat er verbetering nodig is. Dat laatste is goed. Ontevredenheid, onrust, ‘het schuurt’; dit is allemaal voedingsbodem voor blijvende verandering.

WAAROM?

Toch eerst terug naar de vraag: WAAROM is Legal er? Heb jij het antwoord? De dag dat Legal niet meer nodig is, is helaas nog niet overal aangebroken. En intussen is de perceptie van Legal nog vaak: het ‘no-department’, het ‘stempelhok’ of ‘een kostenpost’. Het is mijn ervaring dat Legal en dus ook in-house juristen daarom nog regelmatig worstelen met de vraag of ze er wel mogen zijn en hoe ze aan invloed kunnen winnen. En het lukt niet iedereen om voorbij die vragen te komen. Toch is het van belang dat Legal weet WAAROM zij er is in het bedrijf. Dat draagt niet alleen bij aan het zelfvertrouwen van het Legal Team en van de individuele bedrijfsjuristen, maar helpt ook om het belang van Legal intern te verwoorden. En dat laatste levert uiteindelijk een bottom-line bijdrage voor het bedrijf.

HOE?

En als Legal dan weet waarom zij er is: HOE doen we dat? Recent ben ik met een Legal Team een dag aan de slag gegaan met die vraag naar het HOE, maar dan vanuit een ander perspectief. Dit perspectief gaat ervan uit dat juridische kennis voldoende aanwezig is (en verder getraind zal worden). Verder veronderstelt het een aantal vaardigheden die aanwezig moeten zijn in een team van samenwerkende juridische adviseurs. Dus niet alleen kennis van het recht, maar daarboven ook vaardigheden op het gebied van communicatie, effectief samenwerken, management, procesverbetering en gebruik en toepassing van de juiste technologie. Die vaardigheden zijn bruikbaar in het hele bedrijf.

Natuurlijk is niet iedereen een volledig ontwikkelde expert op al deze gebieden. Maar in een team zijn die vaardigheden vaak wel vertegenwoordigd, en anders is het een reden voor recruitment. Of het nu op startniveau is, of dat er experts in het team zitten is niet direct van belang. Iedereen is op zijn minst een beginner. Dan is er een basis om met ervaren collega’s of zelfs experts binnen het bedrijf te spreken over een specifieke kwestie, waar juridische hulp bij nodig is. En zo kan de bedrijfsjurist ook bepalen wanneer een probleem meer dan alleen juridisch is en weet die bedrijfsjurist ook wanneer een andere specialist moet worden ingeschakeld om het op te lossen. Verder biedt iedere vaardigheid weer mogelijkheden tot verbetering. Een goede analyse op persoonlijk en teamniveau is dan belang. Er zijn daarvoor verschillende bruikbare tools voorhanden.

En nu?

Legal heeft een unieke positie in een bedrijf: de juridische afdeling is namelijk beter gesitueerd dan externe juristen/advocaten en zit (potentieel) op de plek waar veel interactie met de business plaatsvindt. Bovendien hebben de bedrijfsjuristen (en het Legal Team) een goed gevulde toolbox met vaardigheden, die een oplossing bieden voor juridische problemen, binnen de context van de business en de strategie van het bedrijf. Kortom: in-house heeft zoveel meer in huis. Het is hoog tijd om dat te vermarkten.

Wil jij ook aan de slag met jouw Legal Team? Ik ga graag met jullie aan de slag met onze Legal Team Sessions. Neem contact op via: info@house-legal.nl om samen de strategie van jouw Legal Team neer te gaan zetten!

by Maaike

Over het nut van inkoopvoorwaarden bij IT-diensten

Geschreven door Martijn Berk – Senior legal counsel – IT, data & technology

Over het nut van inkoopvoorwaarden bij IT-diensten

Juristen zijn duur

Er bestaan een aantal vooroordelen over juristen. Ik ben gewend dat de temperatuur met een paar graden daalt, zodra ik de vergaderzaal binnenkom. In mijn ogen is dat (natuurlijk) ten onrechte, juist ook omdat ik liefst constructief te werk ga en daarbij de belangen van beide partijen in het oog hou.

Een vooroordeel waar ik regelmatig mee te maken krijg is dat juristen duur zijn. Nu kun je betogen dat een goede jurist geld kost, en op de lange termijn risico’s beperkt en geld bespaart, maar feit blijft dat een jurist geld kost. En ook met een redelijk uurtarief kunnen de kosten snel oplopen, zo kost een contractbeoordeling nou eenmaal minimaal een paar uur. En snel de hoofdlijnen eruit halen raad ik eigenlijk altijd af: het gevaar (of het genie) zit immers altijd in de details.

Om juridische kosten te besparen gaat de ondernemer die een IT-dienst inkoopt, vaak akkoord met de (algemene) voorwaarden van de wederpartij. De ondernemer onderhandelt zelf over prijs en opleverdatum en de voorwaarden worden ongelezen ondertekend.

Bespaar door algemene inkoopvoorwaarden op te stellen

Toch is er een middenweg te bedenken tussen enerzijds een maatwerk beoordeling van een overeenkomst en anderzijds het ongelezen ondertekenen, namelijk: door het (laten) opstellen van algemene inkoopvoorwaarden. Algemene inkoopvoorwaarden (AIV) zijn het spiegeldbeeld van de algemene voorwaarden van de leverancier. Door zelf AIV te hanteren, is het in veel gevallen niet nodig om een jurist in te schakelen.

Zodra je een dienst inkoopt, stuurt je de AIV mee met het bericht dat die van toepassing zijn op de mogelijk te sluiten overeenkomst. In veel gevallen zal de leverancier – die jou immers als nieuwe klant wil binnenhalen – met de AIV akkoord gaan of op een aantal artikelen een tegenvoorstel doen. En ook als de leverancier een tegenvoorstel doet, zal de betrokkenheid van een jurist beperkt zijn. Als het goed is, kent jouw jurist de set en kan snel ingeschat worden of het tegenvoorstel redelijk is. En ook in grotere organisaties, met een eigen inkopers en juristen, loont het om AIV te hanteren; bij acceptatie van de AIV door de leverancier hoeft de inkoper niet meer langs de juridische afdeling.

Twee tips

Nog twee tips over het opstellen en gebruiken van Algemene inkoopvoorwaarden:

1. Allereerst is het belangrijk dat de AIV die je hanteert, passen bij de dienst of product die je inkoopt. Grotere organisaties hebben vaak een set AIV die geschikt zijn voor de inkoop van pennen en kopieerpapier. Vaak wordt ook aandacht besteed aan personeel dat tijdelijk werkzaamheden uitvoert op locatie. Maar de inkoop van een IT-dienst (bijvoorbeeld de implementatie van een softwarepakket of het afnemen van een SaaS-dienst) verschilt materieel van de inkoop van pennen en heeft specifieke aandachtgebieden, die je vooraf wilt adresseren in je AIV. Zo kun je denken aan het opnemen van procesafspraken als de leverancier volgens de Agile-methodiek werkt. Ook kun je regelen hoe wordt omgegaan met eventuele fouten in de software die na de acceptatie aan het licht komen, zijn die voor rekening van de leverancier of niet?
2. Ten tweede is het van belang dat je – voordat je je jurist een opdracht geeft voor het opstellen van de AIV – bedenkt hoe eenzijdig (of juist niet!) je de voorwaarden wilt hebben. Als je ervoor kiest om een set AIV te laten opstellen, waarbij alle bepalingen zo zijn opgesteld dat ze voornamelijk in jouw voordeel zijn (bijvoorbeeld dat de leverancier maximaal aansprakelijk is voor eventuele schade, de leverancier verantwoordelijk is voor iedere vertraging – zelfs als die door jou is veroorzaakt – en dat je de mogelijkheid heb om het contract te ontbinden bij elke kleine tekortkoming), is het waarschijnlijk dat de leverancier deze voorwaarden niet zal accepteren. In plaats daarvan zal de leverancier waarschijnlijk tegenvoorstellen doen op veel van deze bepalingen en wordt het beoogde resultaat van tijds- en kostenbesparing niet behaald. In sommige gevallen kan het kan legitiem zijn om eenzijdige voorwaarden te hanteren, maar vaak geeft een set redelijke voorwaarden een beter resultaat.

Mocht je hier vragen over hebben: uiteraard help ik of de andere senior legal counsels van House je graag met het opstellen van passende AIV. Neem contact op via: info@house-legal.nl om je juridische kosten binnen de perken te houden!

by Maaike

Morele ambitie voor bedrijfsjuristen

Geschreven door Maaike Roet – CEO & Founder House

Het jaar 2024 lijkt (onder andere) het jaar te worden van ‘morele ambitie’. Morele ambitie houdt zoiets in als ‘handelen op basis van persoonlijke integriteit en je talent inzetten voor iets waar je later voor herinnerd wil worden’. Nu deze trend ook past bij de missie van House met ‘legal for tomorrow’ en het ons van belang lijkt om ook bedrijfsjuristen hierin mee te nemen, verschijnt vandaag deze blog.

Maatschappelijke voorbeelden

Sprekende maatschappelijke voorbeelden van morele ambitie zijn advocaat Bénédicte Ficq, die bestuurders van grote bedrijven aanklaagt voor ‘milieucriminaliteit’, en journalist Rutger Bregman, die onlangs in het FD jonge talentvolle advocaten en consultants aan de Zuidas opriep hun talent niet te verkopen aan de hoogste bieder, maar juist in te zetten om maatschappelijke problemen op te lossen. Hij noemt dat ‘Morele ambitie’ en schrijft daar een boek over.

Wat is morele ambitie?

Morele ambitie gaat verder dan alleen het naleven van de wet. Het impliceert een diepgaand besef van de ethiek, die ten grondslag ligt aan het rechtssysteem. Het gaat om het streven naar een hogere standaard van moreel gedrag dan wat strikt juridisch verplicht is. Bedrijfsjuristen met morele ambitie erkennen dat hun rol in het bedrijf niet alleen draait om het handhaven van regels, maar ook om het - wellicht zelfs met het bedrijf - bevorderen van rechtvaardigheid en ethisch handelen in de samenleving.

Morele ambitie in het dagelijkse werk: hoe dan?

Mogelijk denk je nu: ‘grote woorden en mooie doelen om na te streven’, maar daar ben ik veel te druk voor. Logisch, maar dan herinner ik je er graag aan dat je als bedrijfsjurist ook een verantwoordelijke functie bekleedt. Daar hoort naar mijn mening dan ook wat morele ambitie bij. Het gaat bovendien niet alleen om het vermijden van onethisch gedrag, maar (en naar mijn mening nog veel meer) om het actief streven naar rechtvaardigheid en eerlijkheid in de (bedrijfsjuridische) adviezen die je geeft. Hier zijn enkele praktische stappen die je vandaag al kunt zetten.

1. Integreer ethiek in besluitvorming

Bij elke juridische kwestie is het van belang om ethische overwegingen te integreren in het besluitvormingsproces. Denk niet alleen aan de juridische aspecten, maar overweeg ook de bredere ethische implicaties voor alle betrokken partijen.

2. Voortdurende professionele ontwikkeling

Houd je kennis van ethiek en professionele verantwoordelijkheid up-to-date. Volg cursussen, lees relevante literatuur en neem deel aan ethische discussies om je begrip te verdiepen en te verbreden. Denk in het kader van jouw professionele ontwikkeling ook eens aan het doen van vrijwilligerswerk.

3. Mentorrol opnemen

Voor bedrijfsjuristen met meer ervaring is het van onschatbare waarde om een mentorrol op zich te nemen. Het delen van ethische inzichten en begeleiding draagt bij aan de ontwikkeling van morele ambitie bij jongere generaties bedrijfsjuristen.

Conclusie

Morele ambitie is voor bedrijfsjuristen geen optionele extra in de dagelijkse werkzaamheden. Het is naar mijn mening - en zeker in deze tijd - een noodzakelijke pijler voor duurzame en ethische bedrijfsjuridische werkzaamheden. Door het omarmen van morele ambitie dragen bedrijfsjuristen bij aan het bevorderen van rechtvaardigheid, eerlijkheid en integriteit. Het is niet alleen een professionele verplichting, maar ook een kans om een blijvende positieve impact te hebben op de samenleving. Legal for tomorrow!

by Maaike

Reflectie is de sleutel tot meer impact voor General Counsels

Geschreven door Anouk Schaap – Leadership Mentor

De skill waar General Counsels dit jaar aan werkten, is de groei van zelfkennis door meer momenten van reflectie. Uit onderzoek blijkt dat de meeste mensen zichzelf beschouwen als zelfbewust. Maar het is een zeldzame kwaliteit, zelfs bij leiders. General Counsels hebben dit jaar de gedurfde stap gezet om samen met House’ Leadership Mentor Anouk te groeien in deze toekomstbestendige leiderschapskwaliteit. 

Het is vrijdagochtend 10 uur, het is rond het vriespunt, maar de zon schijnt. Een perfecte dag voor een General Counsel Mentoring-sessie in het Amsterdamse Bos. Er wordt allereerst teruggeblikt op de periode tussen vandaag en de laatste sessie: een groot succes wordt gedeeld. Al wandelend wordt onderzocht wat de sleutel naar dit grote succes is geweest. Snel wordt helder dat tijd voor reflectie de sleutel was.

Een middag van terugkijken en contempleren op reeds gedane en voorgenomen acties blijken de start te zijn geweest van nieuwe keuzes die leidden tot het grote succes. Het terugblikken en contempleren hebben een kijkje gegeven in de onderliggende beweegredenen achter reeds gedane en voorgenomen acties. Het handelen vanuit emoties uit het verleden lijkt niet erg succesvol te zijn.

Emoties die in het verleden zijn ontstaan, zijn onbewust leidend in de keuzes die je vandaag maakt. Door tijd van reflectie te nemen, door het opschrijven van gedachten en het beantwoorden van vragen als: ‘door welke emoties word ik momenteel gedreven?’ en ‘waar komen deze emoties vandaan?’, verkrijg je nieuwe inzichten. Het onbewuste wordt bewust gemaakt en hiermee creëer je ruimte voor nieuwe bewuste keuzes, los van emoties uit het verleden.

De sleutel naar één succes is de sleutel naar meerdere successen.

De ingezette strategie die leidde tot het succes, vertalen we naar vaste, dagelijkse momenten van reflectie. Het doel is om dit succes niet eenmalig te laten blijven. Door het inbouwen van dagelijkse reflectiemomenten wordt er een nieuwe gewoonte gecreëerd die leidt tot vele successen, zowel groot als klein op zowel belangrijke als dagelijkse momenten. Verandering start met bewustwording om vervolgens nieuwe stappen te zetten richting die gewenste verandering.

House maakt jouw bedrijf klaar voor morgen, ook op het gebied van leiderschap. Sinds het begin van dit jaar biedt House General Counsel Mentoring aan. Zo biedt House bedrijven niet alleen juridische diensten aan, maar biedt zij de daar werkzame General Counsels ook de mogelijkheid om te groeien in leiderschap. De General Counsel Mentoring wordt verzorgd door House-partner Anouk Schaap, CEO en visionair van Rock Solid Leadership. Wil jij in 2024 ook gebruik maken van onze General Counsel Mentoring – bestaande uit 1 Meet up & Intake en 5 Legal Walks – neem dan contact met ons op via: info@house-legal.nl. We vertellen je graag meer.

by Maaike

Thuiswerken: aandachtspunten en tips voor werkgevers

Geschreven door Lisette Domhoff-Spaaij - Senior legal counsel - Arbeidsrecht

Thuiswerken: aandachtspunten en tips voor werkgevers

Het zal niemand ontgaan zijn dat mede door de coronacrisis het thuiswerken een vogelvlucht heeft genomen. En dat bevalt eigenlijk best goed, dat thuiswerken. Zo goed, dat veel werkgevers het (gedeeltelijk) thuiswerken inmiddels als een standaard voorwaarde hebben opgenomen in hun arbeidsvoorwaardenpakket. Een logische ontwikkeling, maar werkgevers moeten er wel op bedacht zijn dat zij ook bij thuiswerken moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor hun werknemers. En dat kan (soms) best een uitdaging zijn!

Zorgplicht

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet de werkgever ook thuis zorgen voor goede arbeidsomstandigheden voor de werknemer. Voldoet de werkgever niet (voldoende) aan deze zorgplicht, of kan hij dit niet aantonen, dan kan hij aansprakelijk worden gesteld voor de schade die de werknemer lijdt tijdens zijn werkzaamheden. Hoe kan een werkgever ook voor thuiswerkende werknemers voldoen aan zijn zorgplicht? De volgende aandachtspunten en tips helpen de werkgever op weg.

1. Faciliteren werkplek  

De werkgever moet ervoor zorgen dat de werkplek van de werknemer ook thuis ergonomisch is ingericht. Heeft de werknemer thuis geen goede werkplek, dan moet de werkgever deze faciliteren en de kosten daarvan dragen. Denk aan goede apparatuur (beeldscherm, muis, toetsenbord), een bureau en bureaustoel, maar ook goede verlichting. Verschillende arbodiensten hebben richtlijnen en infographics ontwikkeld voor een gezonde thuiswerkplek. Vraag hier als werkgever naar bij de eigen arbodienst.

Kosten thuiswerkplek

Het dragen van de kosten voor de thuiswerkplek betekent overigens niet dat een werkgever iedere declaratie van zijn werknemer maar moet vergoeden. Afhankelijk van de (financiële) situatie kan een werkgever bijvoorbeeld ook apparatuur en meubilair in bruikleen verstrekken. Ook het uitkeren van een vaste vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek behoort tot de mogelijkheden. Met deze vergoeding moet de werknemer wel minimaal een goede werkplek kunnen inrichten. Eventuele meerkosten komen dan voor rekening van de werknemer zelf.

Let op: het vergoeden van de kosten voor een gezonde en veilige werkplek, is wettelijk verplicht. Dit zijn wezenlijk andere kosten dan de thuiswerkkosten, zoals (extra) kosten voor koffie en energieverbruik. Alhoewel sommige werkgevers hier al afspraken over hebben gemaakt, is het wettelijk (nog) niet verplicht om deze kosten daadwerkelijk te vergoeden.

2. Instrueren

Met alleen faciliteren is de werkgever er echter nog niet. De werkgever moet de thuiswerkende werknemer ook op regelmatige basis zorgvuldig instrueren over de veiligheidsvoorschriften die horen bij een ergonomisch ingerichte werkplek. Dit kan al relatief eenvoudig met algemene informatie op intranet of, meer concreet, met filmpjes of regelmatig terugkerende (digitale) informatiebijeenkomsten en trainingen.

3. Informeren

Daarnaast moet de werkgever actief informeren bij de werknemer of hij (nog steeds) beschikt over een ergonomische werkplek. De werkgever mag er namelijk niet vanuit gaan dat de werknemer deze informatie uit zichzelf verstrekt. Een veel gebruikte manier hiervoor is het door de werknemer laten invullen van een checklist voor de thuiswerkplek. Het is aan te raden deze checklist minimaal één maal per jaar in te laten vullen. Ook is het verstandig om af te spreken, dat een werknemer een wijziging in de thuiswerkplek direct doorgeeft aan de werkgever.

Naast de werkplek is het zeker ook op afstand van belang om de werkdruk en werktijden van de werknemer in te gaten te houden. Informeer regelmatig hoe het gaat en houd in de gaten dat de werknemer voldoende pauzes neemt.

4. Controleren werkplek

Tot slot moet de werkgever controleren of de werknemer zich daadwerkelijk aan de gegeven (thuiswerk)voorschriften houdt. In verband met de privacy van de werknemer kan dit echter niet zomaar. Naast het invullen van de checklist als controlemiddel, is een goede andere optie om de werknemer foto’s te laten maken van zijn thuiswerkplek. Bij twijfel over de juiste inrichting van de werkplek van de werknemer, kan een fysieke controle van de thuiswerkplek door een arbeidsdeskundige uitkomst bieden. Sommige werkgevers laten tijdens een digitaal overleg de werknemer zelf rondlopen met hun (laptop)camera om de werkplek ‘live’ te kunnen zien. Pas daar echter mee op: Een werknemer kan dit weigeren, omdat dit zijn privacy (thuisomgeving) raakt.

Tot slot: thuiswerkbeleid

Als thuiswerken inderdaad de norm wordt binnen de onderneming, is het als werkgever aan te raden om een helder thuiswerkbeleid op te stellen. In dit beleid kunnen regels worden opgenomen voor welke functies thuiswerken mogelijk is en welke verantwoordelijkheden de werkgever en de werknemer hebben als het gaat om de inrichting van een ergonomische werkplek. Mocht u als werkgever vragen hebben over thuiswerken, een thuiswerkbeleid willen opstellen of laten controleren, neem dan gerust contact op met House en Lisette Domhoff-Spaaij via info@house-legal.nl.

by Maaike