Geschreven door Martijn Berk – Senior legal counsel – IT, data & technology

Over het nut van inkoopvoorwaarden bij IT-diensten

 

Juristen zijn duur

Er bestaan een aantal vooroordelen over juristen. Ik ben gewend dat de temperatuur met een paar graden daalt, zodra ik de vergaderzaal binnenkom. In mijn ogen is dat (natuurlijk) ten onrechte, juist ook omdat ik liefst constructief te werk ga en daarbij de belangen van beide partijen in het oog hou.

Een vooroordeel waar ik regelmatig mee te maken krijg is dat juristen duur zijn. Nu kun je betogen dat een goede jurist geld kost, en op de lange termijn risico’s beperkt en geld bespaart, maar feit blijft dat een jurist geld kost. En ook met een redelijk uurtarief kunnen de kosten snel oplopen, zo kost een contractbeoordeling nou eenmaal minimaal een paar uur. En snel de hoofdlijnen eruit halen raad ik eigenlijk altijd af: het gevaar (of het genie) zit immers altijd in de details.

Om juridische kosten te besparen gaat de ondernemer die een IT-dienst inkoopt, vaak akkoord met de (algemene) voorwaarden van de wederpartij. De ondernemer onderhandelt zelf over prijs en opleverdatum en de voorwaarden worden ongelezen ondertekend.

 

Bespaar door algemene inkoopvoorwaarden op te stellen

Toch is er een middenweg te bedenken tussen enerzijds een maatwerk beoordeling van een overeenkomst en anderzijds het ongelezen ondertekenen, namelijk: door het (laten) opstellen van algemene inkoopvoorwaarden. Algemene inkoopvoorwaarden (AIV) zijn het spiegeldbeeld van de algemene voorwaarden van de leverancier. Door zelf AIV te hanteren, is het in veel gevallen niet nodig om een jurist in te schakelen.

Zodra je een dienst inkoopt, stuurt je de AIV mee met het bericht dat die van toepassing zijn op de mogelijk te sluiten overeenkomst. In veel gevallen zal de leverancier – die jou immers als nieuwe klant wil binnenhalen – met de AIV akkoord gaan of op een aantal artikelen een tegenvoorstel doen. En ook als de leverancier een tegenvoorstel doet, zal de betrokkenheid van een jurist beperkt zijn. Als het goed is, kent jouw jurist de set en kan snel ingeschat worden of het tegenvoorstel redelijk is. En ook in grotere organisaties, met een eigen inkopers en juristen, loont het om AIV te hanteren; bij acceptatie van de AIV door de leverancier hoeft de inkoper niet meer langs de juridische afdeling.

Twee tips

Nog twee tips over het opstellen en gebruiken van Algemene inkoopvoorwaarden:

  1. Allereerst is het belangrijk dat de AIV die je hanteert, passen bij de dienst of product die je inkoopt. Grotere organisaties hebben vaak een set AIV die geschikt zijn voor de inkoop van pennen en kopieerpapier. Vaak wordt ook aandacht besteed aan personeel dat tijdelijk werkzaamheden uitvoert op locatie. Maar de inkoop van een IT-dienst (bijvoorbeeld de implementatie van een softwarepakket of het afnemen van een SaaS-dienst) verschilt materieel van de inkoop van pennen en heeft specifieke aandachtgebieden, die je vooraf wilt adresseren in je AIV. Zo kun je denken aan het opnemen van procesafspraken als de leverancier volgens de Agile-methodiek werkt. Ook kun je regelen hoe wordt omgegaan met eventuele fouten in de software die na de acceptatie aan het licht komen, zijn die voor rekening van de leverancier of niet?
  2. Ten tweede is het van belang dat je – voordat je je jurist een opdracht geeft voor het opstellen van de AIV – bedenkt hoe eenzijdig (of juist niet!) je de voorwaarden wilt hebben. Als je ervoor kiest om een set AIV te laten opstellen, waarbij alle bepalingen zo zijn opgesteld dat ze voornamelijk in jouw voordeel zijn (bijvoorbeeld dat de leverancier maximaal aansprakelijk is voor eventuele schade, de leverancier verantwoordelijk is voor iedere vertraging – zelfs als die door jou is veroorzaakt – en dat je de mogelijkheid heb om het contract te ontbinden bij elke kleine tekortkoming), is het waarschijnlijk dat de leverancier deze voorwaarden niet zal accepteren. In plaats daarvan zal de leverancier waarschijnlijk tegenvoorstellen doen op veel van deze bepalingen en wordt het beoogde resultaat van tijds- en kostenbesparing niet behaald. In sommige gevallen kan het kan legitiem zijn om eenzijdige voorwaarden te hanteren, maar vaak geeft een set redelijke voorwaarden een beter resultaat.

Mocht je hier vragen over hebben: uiteraard help ik of de andere senior legal counsels van House je graag met het opstellen van passende AIV. Neem contact op via: info@house-legal.nl om je juridische kosten binnen de perken te houden!

Legal Longread