Maaike

Legal Team Session – Strategie

Geschreven door Paul Drop – Outside General Counsel

Strategie voor Legal

Eens in de zoveel tijd staat de strategie voor de komende jaren op de corporate agenda. Het hele bedrijf gaat ermee aan de slag. Ook Legal. Dit is het moment om terug te kijken, te reflecteren op de vraag: waarom bestaan we als juridische afdeling? Om plannen te maken  en om vast te stellen dat er verbetering nodig is. Dat laatste is goed. Ontevredenheid, onrust, ‘het schuurt’; dit is allemaal voedingsbodem voor blijvende verandering.

WAAROM?

Toch eerst terug naar de vraag: WAAROM is Legal er? Heb jij het antwoord? De dag dat Legal niet meer nodig is, is helaas nog niet overal aangebroken. En intussen is de perceptie van Legal nog vaak: het ‘no-department’, het ‘stempelhok’ of ‘een kostenpost’. Het is mijn ervaring dat Legal en dus ook in-house juristen daarom nog regelmatig worstelen met de vraag of ze er wel mogen zijn en hoe ze aan invloed kunnen winnen. En het lukt niet iedereen om voorbij die vragen te komen. Toch is het van belang dat Legal weet WAAROM zij er is in het bedrijf. Dat draagt niet alleen bij aan het zelfvertrouwen van het Legal Team en van de individuele bedrijfsjuristen, maar helpt ook om het belang van Legal intern te verwoorden. En dat laatste levert uiteindelijk een bottom-line bijdrage voor het bedrijf.

HOE?

En als Legal dan weet waarom zij er is: HOE doen we dat? Recent ben ik met een Legal Team een dag aan de slag gegaan met die vraag naar het HOE, maar dan vanuit een ander perspectief. Dit perspectief gaat ervan uit dat juridische kennis voldoende aanwezig is (en verder getraind zal worden). Verder veronderstelt het een aantal vaardigheden die aanwezig moeten zijn in een team van samenwerkende juridische adviseurs. Dus niet alleen kennis van het recht, maar daarboven ook vaardigheden op het gebied van communicatie, effectief samenwerken, management, procesverbetering en gebruik en toepassing van de juiste technologie. Die vaardigheden zijn bruikbaar in het hele bedrijf.

Natuurlijk is niet iedereen een volledig ontwikkelde expert op al deze gebieden. Maar in een team zijn die vaardigheden vaak wel vertegenwoordigd, en anders is het een reden voor recruitment. Of het nu op startniveau is, of dat er experts in het team zitten is niet direct van belang. Iedereen is op zijn minst een beginner. Dan is er een basis om met ervaren collega’s of zelfs experts binnen het bedrijf te spreken over een specifieke kwestie, waar juridische hulp bij nodig is. En zo kan de bedrijfsjurist ook bepalen wanneer een probleem meer dan alleen juridisch is en weet die bedrijfsjurist ook wanneer een andere specialist moet worden ingeschakeld om het op te lossen. Verder biedt iedere vaardigheid weer mogelijkheden tot verbetering. Een goede analyse op persoonlijk en teamniveau is dan belang. Er zijn daarvoor verschillende bruikbare tools voorhanden.

En nu?

Legal heeft een unieke positie in een bedrijf: de juridische afdeling is namelijk beter gesitueerd dan externe juristen/advocaten en zit (potentieel) op de plek waar veel interactie met de business plaatsvindt. Bovendien hebben de bedrijfsjuristen (en het Legal Team) een goed gevulde toolbox met vaardigheden, die een oplossing bieden voor juridische problemen, binnen de context van de business en de strategie van het bedrijf. Kortom: in-house heeft zoveel meer in huis. Het is hoog tijd om dat te vermarkten.

Wil jij ook aan de slag met jouw Legal Team? Ik ga graag met jullie aan de slag met onze Legal Team Sessions. Neem contact op via: info@house-legal.nl om samen de strategie van jouw Legal Team neer te gaan zetten!

by Maaike

Over het nut van inkoopvoorwaarden bij IT-diensten

Geschreven door Martijn Berk – Senior legal counsel – IT, data & technology

Over het nut van inkoopvoorwaarden bij IT-diensten

Juristen zijn duur

Er bestaan een aantal vooroordelen over juristen. Ik ben gewend dat de temperatuur met een paar graden daalt, zodra ik de vergaderzaal binnenkom. In mijn ogen is dat (natuurlijk) ten onrechte, juist ook omdat ik liefst constructief te werk ga en daarbij de belangen van beide partijen in het oog hou.

Een vooroordeel waar ik regelmatig mee te maken krijg is dat juristen duur zijn. Nu kun je betogen dat een goede jurist geld kost, en op de lange termijn risico’s beperkt en geld bespaart, maar feit blijft dat een jurist geld kost. En ook met een redelijk uurtarief kunnen de kosten snel oplopen, zo kost een contractbeoordeling nou eenmaal minimaal een paar uur. En snel de hoofdlijnen eruit halen raad ik eigenlijk altijd af: het gevaar (of het genie) zit immers altijd in de details.

Om juridische kosten te besparen gaat de ondernemer die een IT-dienst inkoopt, vaak akkoord met de (algemene) voorwaarden van de wederpartij. De ondernemer onderhandelt zelf over prijs en opleverdatum en de voorwaarden worden ongelezen ondertekend.

Bespaar door algemene inkoopvoorwaarden op te stellen

Toch is er een middenweg te bedenken tussen enerzijds een maatwerk beoordeling van een overeenkomst en anderzijds het ongelezen ondertekenen, namelijk: door het (laten) opstellen van algemene inkoopvoorwaarden. Algemene inkoopvoorwaarden (AIV) zijn het spiegeldbeeld van de algemene voorwaarden van de leverancier. Door zelf AIV te hanteren, is het in veel gevallen niet nodig om een jurist in te schakelen.

Zodra je een dienst inkoopt, stuurt je de AIV mee met het bericht dat die van toepassing zijn op de mogelijk te sluiten overeenkomst. In veel gevallen zal de leverancier – die jou immers als nieuwe klant wil binnenhalen – met de AIV akkoord gaan of op een aantal artikelen een tegenvoorstel doen. En ook als de leverancier een tegenvoorstel doet, zal de betrokkenheid van een jurist beperkt zijn. Als het goed is, kent jouw jurist de set en kan snel ingeschat worden of het tegenvoorstel redelijk is. En ook in grotere organisaties, met een eigen inkopers en juristen, loont het om AIV te hanteren; bij acceptatie van de AIV door de leverancier hoeft de inkoper niet meer langs de juridische afdeling.

Twee tips

Nog twee tips over het opstellen en gebruiken van Algemene inkoopvoorwaarden:

1. Allereerst is het belangrijk dat de AIV die je hanteert, passen bij de dienst of product die je inkoopt. Grotere organisaties hebben vaak een set AIV die geschikt zijn voor de inkoop van pennen en kopieerpapier. Vaak wordt ook aandacht besteed aan personeel dat tijdelijk werkzaamheden uitvoert op locatie. Maar de inkoop van een IT-dienst (bijvoorbeeld de implementatie van een softwarepakket of het afnemen van een SaaS-dienst) verschilt materieel van de inkoop van pennen en heeft specifieke aandachtgebieden, die je vooraf wilt adresseren in je AIV. Zo kun je denken aan het opnemen van procesafspraken als de leverancier volgens de Agile-methodiek werkt. Ook kun je regelen hoe wordt omgegaan met eventuele fouten in de software die na de acceptatie aan het licht komen, zijn die voor rekening van de leverancier of niet?
2. Ten tweede is het van belang dat je – voordat je je jurist een opdracht geeft voor het opstellen van de AIV – bedenkt hoe eenzijdig (of juist niet!) je de voorwaarden wilt hebben. Als je ervoor kiest om een set AIV te laten opstellen, waarbij alle bepalingen zo zijn opgesteld dat ze voornamelijk in jouw voordeel zijn (bijvoorbeeld dat de leverancier maximaal aansprakelijk is voor eventuele schade, de leverancier verantwoordelijk is voor iedere vertraging – zelfs als die door jou is veroorzaakt – en dat je de mogelijkheid heb om het contract te ontbinden bij elke kleine tekortkoming), is het waarschijnlijk dat de leverancier deze voorwaarden niet zal accepteren. In plaats daarvan zal de leverancier waarschijnlijk tegenvoorstellen doen op veel van deze bepalingen en wordt het beoogde resultaat van tijds- en kostenbesparing niet behaald. In sommige gevallen kan het kan legitiem zijn om eenzijdige voorwaarden te hanteren, maar vaak geeft een set redelijke voorwaarden een beter resultaat.

Mocht je hier vragen over hebben: uiteraard help ik of de andere senior legal counsels van House je graag met het opstellen van passende AIV. Neem contact op via: info@house-legal.nl om je juridische kosten binnen de perken te houden!

by Maaike

Morele ambitie voor bedrijfsjuristen

Geschreven door Maaike Roet – CEO & Founder House

Het jaar 2024 lijkt (onder andere) het jaar te worden van ‘morele ambitie’. Morele ambitie houdt zoiets in als ‘handelen op basis van persoonlijke integriteit en je talent inzetten voor iets waar je later voor herinnerd wil worden’. Nu deze trend ook past bij de missie van House met ‘legal for tomorrow’ en het ons van belang lijkt om ook bedrijfsjuristen hierin mee te nemen, verschijnt vandaag deze blog.

Maatschappelijke voorbeelden

Sprekende maatschappelijke voorbeelden van morele ambitie zijn advocaat Bénédicte Ficq, die bestuurders van grote bedrijven aanklaagt voor ‘milieucriminaliteit’, en journalist Rutger Bregman, die onlangs in het FD jonge talentvolle advocaten en consultants aan de Zuidas opriep hun talent niet te verkopen aan de hoogste bieder, maar juist in te zetten om maatschappelijke problemen op te lossen. Hij noemt dat ‘Morele ambitie’ en schrijft daar een boek over.

Wat is morele ambitie?

Morele ambitie gaat verder dan alleen het naleven van de wet. Het impliceert een diepgaand besef van de ethiek, die ten grondslag ligt aan het rechtssysteem. Het gaat om het streven naar een hogere standaard van moreel gedrag dan wat strikt juridisch verplicht is. Bedrijfsjuristen met morele ambitie erkennen dat hun rol in het bedrijf niet alleen draait om het handhaven van regels, maar ook om het - wellicht zelfs met het bedrijf - bevorderen van rechtvaardigheid en ethisch handelen in de samenleving.

Morele ambitie in het dagelijkse werk: hoe dan?

Mogelijk denk je nu: ‘grote woorden en mooie doelen om na te streven’, maar daar ben ik veel te druk voor. Logisch, maar dan herinner ik je er graag aan dat je als bedrijfsjurist ook een verantwoordelijke functie bekleedt. Daar hoort naar mijn mening dan ook wat morele ambitie bij. Het gaat bovendien niet alleen om het vermijden van onethisch gedrag, maar (en naar mijn mening nog veel meer) om het actief streven naar rechtvaardigheid en eerlijkheid in de (bedrijfsjuridische) adviezen die je geeft. Hier zijn enkele praktische stappen die je vandaag al kunt zetten.

1. Integreer ethiek in besluitvorming

Bij elke juridische kwestie is het van belang om ethische overwegingen te integreren in het besluitvormingsproces. Denk niet alleen aan de juridische aspecten, maar overweeg ook de bredere ethische implicaties voor alle betrokken partijen.

2. Voortdurende professionele ontwikkeling

Houd je kennis van ethiek en professionele verantwoordelijkheid up-to-date. Volg cursussen, lees relevante literatuur en neem deel aan ethische discussies om je begrip te verdiepen en te verbreden. Denk in het kader van jouw professionele ontwikkeling ook eens aan het doen van vrijwilligerswerk.

3. Mentorrol opnemen

Voor bedrijfsjuristen met meer ervaring is het van onschatbare waarde om een mentorrol op zich te nemen. Het delen van ethische inzichten en begeleiding draagt bij aan de ontwikkeling van morele ambitie bij jongere generaties bedrijfsjuristen.

Conclusie

Morele ambitie is voor bedrijfsjuristen geen optionele extra in de dagelijkse werkzaamheden. Het is naar mijn mening - en zeker in deze tijd - een noodzakelijke pijler voor duurzame en ethische bedrijfsjuridische werkzaamheden. Door het omarmen van morele ambitie dragen bedrijfsjuristen bij aan het bevorderen van rechtvaardigheid, eerlijkheid en integriteit. Het is niet alleen een professionele verplichting, maar ook een kans om een blijvende positieve impact te hebben op de samenleving. Legal for tomorrow!

by Maaike