Maaike

Thuiswerken: aandachtspunten en tips voor werkgevers

Geschreven door Lisette Domhoff-Spaaij - Senior legal counsel - Arbeidsrecht

Thuiswerken: aandachtspunten en tips voor werkgevers

Het zal niemand ontgaan zijn dat mede door de coronacrisis het thuiswerken een vogelvlucht heeft genomen. En dat bevalt eigenlijk best goed, dat thuiswerken. Zo goed, dat veel werkgevers het (gedeeltelijk) thuiswerken inmiddels als een standaard voorwaarde hebben opgenomen in hun arbeidsvoorwaardenpakket. Een logische ontwikkeling, maar werkgevers moeten er wel op bedacht zijn dat zij ook bij thuiswerken moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor hun werknemers. En dat kan (soms) best een uitdaging zijn!

Zorgplicht

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet de werkgever ook thuis zorgen voor goede arbeidsomstandigheden voor de werknemer. Voldoet de werkgever niet (voldoende) aan deze zorgplicht, of kan hij dit niet aantonen, dan kan hij aansprakelijk worden gesteld voor de schade die de werknemer lijdt tijdens zijn werkzaamheden. Hoe kan een werkgever ook voor thuiswerkende werknemers voldoen aan zijn zorgplicht? De volgende aandachtspunten en tips helpen de werkgever op weg.

1. Faciliteren werkplek  

De werkgever moet ervoor zorgen dat de werkplek van de werknemer ook thuis ergonomisch is ingericht. Heeft de werknemer thuis geen goede werkplek, dan moet de werkgever deze faciliteren en de kosten daarvan dragen. Denk aan goede apparatuur (beeldscherm, muis, toetsenbord), een bureau en bureaustoel, maar ook goede verlichting. Verschillende arbodiensten hebben richtlijnen en infographics ontwikkeld voor een gezonde thuiswerkplek. Vraag hier als werkgever naar bij de eigen arbodienst.

Kosten thuiswerkplek

Het dragen van de kosten voor de thuiswerkplek betekent overigens niet dat een werkgever iedere declaratie van zijn werknemer maar moet vergoeden. Afhankelijk van de (financiële) situatie kan een werkgever bijvoorbeeld ook apparatuur en meubilair in bruikleen verstrekken. Ook het uitkeren van een vaste vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek behoort tot de mogelijkheden. Met deze vergoeding moet de werknemer wel minimaal een goede werkplek kunnen inrichten. Eventuele meerkosten komen dan voor rekening van de werknemer zelf.

Let op: het vergoeden van de kosten voor een gezonde en veilige werkplek, is wettelijk verplicht. Dit zijn wezenlijk andere kosten dan de thuiswerkkosten, zoals (extra) kosten voor koffie en energieverbruik. Alhoewel sommige werkgevers hier al afspraken over hebben gemaakt, is het wettelijk (nog) niet verplicht om deze kosten daadwerkelijk te vergoeden.

2. Instrueren

Met alleen faciliteren is de werkgever er echter nog niet. De werkgever moet de thuiswerkende werknemer ook op regelmatige basis zorgvuldig instrueren over de veiligheidsvoorschriften die horen bij een ergonomisch ingerichte werkplek. Dit kan al relatief eenvoudig met algemene informatie op intranet of, meer concreet, met filmpjes of regelmatig terugkerende (digitale) informatiebijeenkomsten en trainingen.

3. Informeren

Daarnaast moet de werkgever actief informeren bij de werknemer of hij (nog steeds) beschikt over een ergonomische werkplek. De werkgever mag er namelijk niet vanuit gaan dat de werknemer deze informatie uit zichzelf verstrekt. Een veel gebruikte manier hiervoor is het door de werknemer laten invullen van een checklist voor de thuiswerkplek. Het is aan te raden deze checklist minimaal één maal per jaar in te laten vullen. Ook is het verstandig om af te spreken, dat een werknemer een wijziging in de thuiswerkplek direct doorgeeft aan de werkgever.

Naast de werkplek is het zeker ook op afstand van belang om de werkdruk en werktijden van de werknemer in te gaten te houden. Informeer regelmatig hoe het gaat en houd in de gaten dat de werknemer voldoende pauzes neemt.

4. Controleren werkplek

Tot slot moet de werkgever controleren of de werknemer zich daadwerkelijk aan de gegeven (thuiswerk)voorschriften houdt. In verband met de privacy van de werknemer kan dit echter niet zomaar. Naast het invullen van de checklist als controlemiddel, is een goede andere optie om de werknemer foto’s te laten maken van zijn thuiswerkplek. Bij twijfel over de juiste inrichting van de werkplek van de werknemer, kan een fysieke controle van de thuiswerkplek door een arbeidsdeskundige uitkomst bieden. Sommige werkgevers laten tijdens een digitaal overleg de werknemer zelf rondlopen met hun (laptop)camera om de werkplek ‘live’ te kunnen zien. Pas daar echter mee op: Een werknemer kan dit weigeren, omdat dit zijn privacy (thuisomgeving) raakt.

Tot slot: thuiswerkbeleid

Als thuiswerken inderdaad de norm wordt binnen de onderneming, is het als werkgever aan te raden om een helder thuiswerkbeleid op te stellen. In dit beleid kunnen regels worden opgenomen voor welke functies thuiswerken mogelijk is en welke verantwoordelijkheden de werkgever en de werknemer hebben als het gaat om de inrichting van een ergonomische werkplek. Mocht u als werkgever vragen hebben over thuiswerken, een thuiswerkbeleid willen opstellen of laten controleren, neem dan gerust contact op met House en Lisette Domhoff-Spaaij via info@house-legal.nl.

by Maaike

Hoe legal counsels start-ups en scale-ups kunnen helpen bij het bouwen aan een betere wereld van morgen

Geschreven door Maaike Roet  - CEO & Founder House.

Hoe legal counsels start-ups en scale-ups kunnen helpen bij het bouwen aan een betere wereld van morgen

Als start-up of scale-up heb je een unieke kans om een positieve impact op de wereld te maken. Gelukkig zijn er ook steeds meer impactvolle bedrijven en ook ondernemers die idealistisch zijn. Legal counsels kunnen u helpen uw doelen te bereiken door gerechtigheid te bevorderen, mensenrechten te waarborgen, duurzaamheid te bevorderen en innovatie aan te moedigen.

Rechtvaardigheid bevorderen

Legal counsels kunnen ervoor zorgen dat uw bedrijf werknemers, klanten en partners eerlijk en rechtvaardig behandelt, ongeacht hun ras, geslacht, etniciteit of sociaaleconomische status. Door een eerlijk en onpartijdig beleid op te stellen en het rechtssysteem te bevorderen, kunnen legal counsels u helpen een rechtvaardige samenleving te creëren, waarin iedereen kan leven en werken zonder angst voor discriminatie of vervolging.

Mensenrechten waarborgen

Legal counsels kunnen er ook voor zorgen dat de acties en het beleid van uw bedrijf de mensenrechten respecteren en bevorderen, waaronder het recht op vrijheid van meningsuiting, vereniging en vergadering, het recht op een eerlijk proces en het recht op gelijke behandeling volgens de wet. Door de acties en het beleid van uw bedrijf af te stemmen op deze principes, kunnen legal counsels u helpen een reputatie op te bouwen als een maatschappelijk verantwoorde onderneming.

Duurzaamheid bevorderen

Verder kunnen legal counsels uw bedrijf helpen bij het bevorderen van duurzame ontwikkeling en milieubescherming. Door de wettelijke kaders te doorlopen die bedrijfstakken reguleren die bijdragen aan de aantasting van het milieu, kunnen legal counsels u helpen duurzame praktijken te ontwikkelen die zowel goed zijn voor het milieu als in lijn zijn met uw bedrijfsdoelstellingen.

Innovatie stimuleren

Legal counsels kunnen u helpen een juridische omgeving te creëren die innovatie, ondernemerschap en creativiteit bevordert. Door intellectuele eigendomsrechten te bevorderen en eerlijke concurrentiewetten af te dwingen, kunnen legal counsels u helpen uw innovaties te beschermen en de concurrentie een stap voor te blijven.

Concluderend kunnen legal counsels scale-ups helpen bij het bouwen aan een betere wereld van morgen door gerechtigheid te bevorderen, mensenrechten te waarborgen, duurzaamheid te bevorderen en innovatie aan te moedigen. Door samen te werken met legal counsels kunt u uw zakelijke doelen bereiken en tegelijkertijd een positieve impact hebben op de samenleving en het milieu. Wij kunnen u hierbij helpen. Legal for tomorrow!

Dit artikel is opgesteld middels ChatGPT en review nadien door Maaike Roet

by Maaike

Waarom werken aan je leiderschap net zo belangrijk is als werken in je leiderschap en hoe je dat aanpakt

Geschreven door Anouk Schaap - Conscious Leadership expert

Waarom werken aan je leiderschap net zo belangrijk is als werken in je leiderschap en hoe je dat aanpakt

Leiderschap is een vak apart. Het is een baan naast je baan. Leiderschap komt met een grote verantwoordelijkheid; alles wat je denkt, doet of zegt heeft impact met een 'ripple'-effect. In zowel positieve als negatieve zin. Werken aan je leiderschap is cruciaal om ervoor te zorgen dat je een positief 'ripple'-effect creëert onder de mensen met wie jij dagelijks werkt. Als expert in jouw vakgebied zal werken aan je leiderschap zeer waarschijnlijk niet de prioriteit hebben. In dit blog delen we de belangrijkste reden om aan je leiderschap te werken en wat de vervolgstappen zijn. Legal for tomorrow! 

“Je weet niet wat je niet weet, totdat je het weet”

95% van de tijd wordt jouw leven beheerst door overtuigingen en gewoonten die in het onderbewustzijn zijn geprogrammeerd. De overtuigingen die je hebt aangeleerd leiden tot dagelijkse gedachten waar jouw woorden en acties uit voortvloeien. Zonder slechte intenties te hebben, kan jouw overtuigingssysteem een negatieve impact hebben op de mensen in jouw team of organisatie. Waar je je niet bewust van bent kun je niet veranderen, daarom is het van groot belang om het onbewuste bewust te maken en van daaruit verandering aan te brengen. Jezelf een spiegel voorhouden (of laten houden) is cruciaal voor toekomstbestendige leiders. Neem jouw leiderschap niet lichter dan het is en maak ruimte voor zelfreflectie en groei in zelfkennis.

Radicale verantwoordelijkheid

Het grootste gemis deze tijd binnen leiderschap is gebrek aan het nemen van volledige verantwoordelijkheid. “Ik zie regelmatig leiders die geen verantwoordelijkheid pakken voor zaken waar zij onbewust schade aanrichten”.  Anouk Schaap is Conscious Leadership Expert en werkt met high-level leiders aan hun leiderschap. “Er wordt veel gekeken naar omstandigheden die buiten de leider lijken te liggen, terwijl de leider nagenoeg altijd invloed heeft op een situatie. Ik houd leiders een eerlijke spiegel voor en nodig hen uit om verantwoordelijkheid te pakken”. Onderzoek voor jezelf waar jij geneigd bent om een ander of een situatie ergens van te beschuldigen. Bekijk in alle eerlijkheid welke verantwoordelijkheid je hebt laten liggen en beslis vandaag om de volledige verantwoordelijkheid te nemen voor jouw (onbewuste) impact. De volle 100%, niet meer, maar ook zeker niet minder.

Vertaalslag

Stap één naar toekomstbestendig leiderschap is bewustwording. Stap twee is het nemen van de volledige verantwoordelijkheid. Niet geheel onbelangrijk is stap drie; de vertaalslag. Door dagelijks te groeien in zelfkennis en het pakken van de volledige verantwoordelijkheid, zul je nieuwe stappen willen nemen die zich vertalen in woorden, gedrag en wellicht zelfs strategie of beleid. Kwetsbaarheid is een thema dat je hierin zult tegenkomen. Kwetsbaarheid in het toegeven van fouten of zelfs het vragen van vergeving voor de impact die je onbewust gehad hebt op een ander (vergeving werkt enorm krachtig dus sla de stap niet over indien dit nodig is).

Deze stappen kun je absoluut zelf zetten zonder hulp van buitenaf. Bij House - Legal for tomorrow geloven wij echter in de kracht van een mentor voor legal professionals en besloten wij daarom begin dit jaar General Counsel Mentoring aan te bieden voor Heads of Legal, General Counsels en Legal Directors, die willen groeien als leider en mens. Je werkt samen met onze mentor Anouk Schaap gedurende een periode van een jaar. Anouk is Conscious Leadership expert, werkt als executive mentor en is founder van Home of Conscious Leadership. Nieuwsgierig? Stuur ons een bericht (info@house-legal.nl) en we vertellen je alles over het programma.

by Maaike

Data driven world en legal issues

Geschreven door Abraham Mouritz  - Senior Legal Counsel Tech & Privacy

Data driven world en legal issues

De wereld heeft sinds 1995 een exponentiële toename van de hoeveelheid gegevens ervaren. Met de komst van het internet en technologische vooruitgang genereren we meer gegevens dan ooit tevoren. Deze gegevens omvatten persoonlijke informatie, financiële gegevens, zoekgeschiedenis en andere digitale voetafdrukken. Bedrijven gebruiken deze gegevens voor hun eigen toepassingen en zakelijke doeleinden. Deze data driven world wereld komt echter met een eigen set aan legal issues die moeten worden aangepakt om ervoor te zorgen dat de privacy en veiligheid van gebruikers en consumenten niet in het gedrang komen. De groei van data kan worden toegeschreven aan de proliferatie van digitale apparaten, zoals smartphones, computers en het Internet of Things (IoT). Volgens een IDC-rapport zal de hoeveelheid gegevens die wereldwijd wordt gegenereerd naar verwachting groeien van 33 zettabytes in 2018 tot 175 zettabytes in 2025. Ter illustratie, 1 zettabyte is 1 gigabyte met maar liefst 21 0’en.

Nieuwe mogelijkheden van data

Deze exponentiële toename van gegevens biedt bedrijven nieuwe mogelijkheden om deze informatie te gebruikenvoor hun zakelijke doeleinden. Bedrijven gebruiken beschikbare gegevens voor verschillende toepassingen, zoals productontwikkeling, klantsegmentatie en marketingstrategieën. Met behulp van data-analyse en machine learning kunnen bedrijven patronen en inzichten identificeren die kunnen leiden tot verbeterde besluitvorming. Gegevens kunnen ook worden gebruikt voor voorspellende analyses, waarmee bedrijven toekomstige trends kunnen voorspellen, voorspellingen kunnen doen en kunnen anticiperen op de toekomstige vraag. Dit helpt bedrijven om hun activiteiten te optimaliseren en om hun bedrijfsresultaten te verbeteren.

Legal issues

Ondanks de voordelen van data driven strategieën, leidt het verzamelen en gebruiken van gegevens niet zelden tot juridische problemen. Het belangrijkste juridische probleem is privacy c.q. data protection. Bedrijven hebben vaak toegang tot gevoelige gegevens en deze gegevens, zie de berichtgeving in de media, worden vaak misbruikt, gehackt of gestolen door derden. Datalekken kunnen er bijvoorbeeld toe leiden dat persoonlijke informatie, zoals burgerservicenummers, creditcardgegevens en medische dossiers, wordt blootgesteld. Om de juridische problemen in verband met data driven strategieën aan te pakken, zijn regelgeving zoals de General Data Protection Regulation(GDPR) en de California Consumer Privacy Act (CCPA) geïntroduceerd. Deze voorschriften leggen strikte richtlijnen op voor de manier waarop bedrijven persoonlijke informatie verzamelen, opslaan en gebruiken. Ze geven individuen ook meer controle over hun gegevens, inclusief het recht op toegang tot, verwijdering of overdracht van hun gegevens. Cyber security is ook een belangrijk rechtsgebied. Hoewel privacy en cyber security veel overlap hebben, is het belangrijk om te realiseren dat cyber security zich richt op alle data, en dus niet enkel op persoonsgegevens. Een voorbeeld van een cyber security onderwerp is de review van een “disaster recovery/ business continuity” policy, waar Legal bij kan helpen.

Een paar tips

Als gebruikers en consumenten is het belangrijk om aandacht te besteden aan de juridische kwesties die verband houden met de data driven wereld. Een van de belangrijkste dingen om te overwegen is om als organisatie een sluitend privacybeleid op te stellen én om dit na te leven. Gebruikers moeten zich bewust zijn van de informatie die organisaties verzamelen, hoe ze deze gebruiken en met wie ze deze delen. Het is ook essentieel om de algemene voorwaarden van de services van een bedrijf te bekijken om te begrijpen hoe hun gegevens worden gebruikt.

Kortom

De data driven wereld heeft bedrijven aanzienlijke voordelen opgeleverd, waaronder verbeterde besluitvorming, geoptimaliseerde activiteiten en hogere inkomsten. Het heeft echter ook juridische kwesties aan de orde gesteld die moeten worden aangepakt om ervoor te zorgen dat de privacy en veiligheid van gebruikers en consumenten niet in het gedrang komen. Als gebruikers en consumenten is het van cruciaal belang om aandacht te besteden aan de juridische kwesties in verband met het verzamelen en gebruiken van gegevens en om onze rechten en verantwoordelijkheden in het digitale tijdperk te begrijpen.

Dit artikel is opgesteld middels ChatGPT en review nadien door Abraham Mouritz.

by Maaike