Geschreven door Lisette Domhoff-Spaaij – Senior legal counsel – Arbeidsrecht

Thuiswerken: aandachtspunten en tips voor werkgevers

Het zal niemand ontgaan zijn dat mede door de coronacrisis het thuiswerken een vogelvlucht heeft genomen. En dat bevalt eigenlijk best goed, dat thuiswerken. Zo goed, dat veel werkgevers het (gedeeltelijk) thuiswerken inmiddels als een standaard voorwaarde hebben opgenomen in hun arbeidsvoorwaardenpakket. Een logische ontwikkeling, maar werkgevers moeten er wel op bedacht zijn dat zij ook bij thuiswerken moeten zorgen voor een veilige en gezonde werkplek voor hun werknemers. En dat kan (soms) best een uitdaging zijn!

Zorgplicht

Op grond van de Arbeidsomstandighedenwet moet de werkgever ook thuis zorgen voor goede arbeidsomstandigheden voor de werknemer. Voldoet de werkgever niet (voldoende) aan deze zorgplicht, of kan hij dit niet aantonen, dan kan hij aansprakelijk worden gesteld voor de schade die de werknemer lijdt tijdens zijn werkzaamheden. Hoe kan een werkgever ook voor thuiswerkende werknemers voldoen aan zijn zorgplicht? De volgende aandachtspunten en tips helpen de werkgever op weg.

  1. Faciliteren werkplek  

De werkgever moet ervoor zorgen dat de werkplek van de werknemer ook thuis ergonomisch is ingericht. Heeft de werknemer thuis geen goede werkplek, dan moet de werkgever deze faciliteren en de kosten daarvan dragen. Denk aan goede apparatuur (beeldscherm, muis, toetsenbord), een bureau en bureaustoel, maar ook goede verlichting. Verschillende arbodiensten hebben richtlijnen en infographics ontwikkeld voor een gezonde thuiswerkplek. Vraag hier als werkgever naar bij de eigen arbodienst.

Kosten thuiswerkplek

Het dragen van de kosten voor de thuiswerkplek betekent overigens niet dat een werkgever iedere declaratie van zijn werknemer maar moet vergoeden. Afhankelijk van de (financiële) situatie kan een werkgever bijvoorbeeld ook apparatuur en meubilair in bruikleen verstrekken. Ook het uitkeren van een vaste vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek behoort tot de mogelijkheden. Met deze vergoeding moet de werknemer wel minimaal een goede werkplek kunnen inrichten. Eventuele meerkosten komen dan voor rekening van de werknemer zelf.

Let op: het vergoeden van de kosten voor een gezonde en veilige werkplek, is wettelijk verplicht. Dit zijn wezenlijk andere kosten dan de thuiswerkkosten, zoals (extra) kosten voor koffie en energieverbruik. Alhoewel sommige werkgevers hier al afspraken over hebben gemaakt, is het wettelijk (nog) niet verplicht om deze kosten daadwerkelijk te vergoeden.

  1. Instrueren

Met alleen faciliteren is de werkgever er echter nog niet. De werkgever moet de thuiswerkende werknemer ook op regelmatige basis zorgvuldig instrueren over de veiligheidsvoorschriften die horen bij een ergonomisch ingerichte werkplek. Dit kan al relatief eenvoudig met algemene informatie op intranet of, meer concreet, met filmpjes of regelmatig terugkerende (digitale) informatiebijeenkomsten en trainingen.

  1. Informeren

Daarnaast moet de werkgever actief informeren bij de werknemer of hij (nog steeds) beschikt over een ergonomische werkplek. De werkgever mag er namelijk niet vanuit gaan dat de werknemer deze informatie uit zichzelf verstrekt. Een veel gebruikte manier hiervoor is het door de werknemer laten invullen van een checklist voor de thuiswerkplek. Het is aan te raden deze checklist minimaal één maal per jaar in te laten vullen. Ook is het verstandig om af te spreken, dat een werknemer een wijziging in de thuiswerkplek direct doorgeeft aan de werkgever.

Naast de werkplek is het zeker ook op afstand van belang om de werkdruk en werktijden van de werknemer in te gaten te houden. Informeer regelmatig hoe het gaat en houd in de gaten dat de werknemer voldoende pauzes neemt.

  1. Controleren werkplek

Tot slot moet de werkgever controleren of de werknemer zich daadwerkelijk aan de gegeven (thuiswerk)voorschriften houdt. In verband met de privacy van de werknemer kan dit echter niet zomaar. Naast het invullen van de checklist als controlemiddel, is een goede andere optie om de werknemer foto’s te laten maken van zijn thuiswerkplek. Bij twijfel over de juiste inrichting van de werkplek van de werknemer, kan een fysieke controle van de thuiswerkplek door een arbeidsdeskundige uitkomst bieden. Sommige werkgevers laten tijdens een digitaal overleg de werknemer zelf rondlopen met hun (laptop)camera om de werkplek ‘live’ te kunnen zien. Pas daar echter mee op: Een werknemer kan dit weigeren, omdat dit zijn privacy (thuisomgeving) raakt.

Tot slot: thuiswerkbeleid

Als thuiswerken inderdaad de norm wordt binnen de onderneming, is het als werkgever aan te raden om een helder thuiswerkbeleid op te stellen. In dit beleid kunnen regels worden opgenomen voor welke functies thuiswerken mogelijk is en welke verantwoordelijkheden de werkgever en de werknemer hebben als het gaat om de inrichting van een ergonomische werkplek. Mocht u als werkgever vragen hebben over thuiswerken, een thuiswerkbeleid willen opstellen of laten controleren, neem dan gerust contact op met House en Lisette Domhoff-Spaaij via info@house-legal.nl.

Legal Longread